HR-vastaavalle
MiBin HR-vastaavat paikallisjaostoissa ovat vastuussa uusien aktiivien rekrytoinnista, perehdytyksestä ja toimintaan mukaan sparraamisesta.
Työntekijät ylläpitävät rekisteriä toiminnassa mukana olevista aktiiveista sekä jakavat aktiiveille tarvittavia tietojärjestelmäoikeuksia työkalujen saamiseksi. Joissakin tapauksissa HR-vastaavat toimivat myös aktiivirekisterin ylläpitäjina yhdessä työntekijän kanssa.
Aktiivirekrytointi
Vapaaehtoistyön on oltava itselle tärkeää, mielekästä ja hyödyllistä toimintaa, jotta se onnistuu ja on tuloksellista. Vapaaehtoisuus lähtee halusta vaikuttaa itselle tärkeisiin asioihin.
Aktiivirekrytoinnissa keskitytään ihmisen sisäisten motivaattoreiden herättämiseen ja aktiiveiden sparraamisessa näiden motivaattoreiden toiminnan tukemiseen.
Sisäinen motivaatio. Ryan & Deci (2000). Ks. myös Martela & Jarenko (2015): Draivi. Voiko sisäistä motivaatiota johtaa?
Pyydä mukaan - suosittelun voima
Noin 40 % suomalaisista tekee vapaaehtoistyötä. Vapaaehtoistyötä taas ei tehdä ajan puutteen ja sen takia, että “kukaan ei ole pyytänyt”. (Taloustutkimus 2018)
Kaikista paras ja tehokkain aktiivirekrytoinnin muoto onkin suosittelun voima ja henkilökohtaisesti mukaan pyytäminen. Koska aktiivina saa toimia lähes kuka tahansa joka kannattaa yhdistyksen arvoja ja haluaa toimia yhdistyksen hyväksi, voi mukaan pyydettävä henkilö olla kuka vain: sukulainen, ystävä, kollega, naapuri…
Aktiivikyselyiden mukaan MiBin noin 97% aktiiveista suosittelisi aktiivitoimintaa ystävälleen. Suosittele siis aktiivitoimintaa ja kannusta jaostosi aktiiveja tekemään samoin!
Paikalliset Volunteer Mingle -tilaisuudet
Volunteer Mingle -konseptiin eli aktiivirekytointiin kohdistuneet tilaisuudet ovat helppo tapa järjestää paikallisesti live- tai onlinetilaisuutena. Tapahtuma järjestetään avoimena mingle-ohjeiden mukaisesti tai vaikkapa avoimena aktiivipalaverina, mutta niiden tarkoituksena on saada uudet toiminnasta kiinnostuneet henkilöt mukaan vapaaehtoistoimintaan.
Tilaisuudessa esimerkiksi
kerrotaan MiBistä, sen tavoitteista ja aktiivitoiminnasta yleisesti
aktiivit kertovat omasta vapaaehtoispolustaan ja miksi he ovat mukana MiBissä
suunnitellaan yhdessä tulevaa toimintaa ja sitoutetaan uusia ihmisiä mukaan järjestämään tapahtumia
kerrotaan erilaisista vapaaehtoistyön muodoista ja muotoillaan uusia tehtäviä tarpeiden mukaan
verkostoidutaan ja jaetaan ideoita sekä tukea
napataan uudet innokkaat heti mukaan!
Valtakunnalliset rekrytointitapahtumat
Paikallisjaostojen avuksi työntekijät järjestävät avoimia, virtuaalisia aktiivirekrytoinnin tapahtumia noin neljä kertaa vuodessa uusien aktiivien houkuttelemiseksi. HR-vastaavat ja muut paikalliset aktiivit voivat osallistua mukaan tapahtumiin tiedonjakajona ja paikallisina rekrytoijina. Katso rekrytointitapahtumien ajankohdat ja tule mukaan!
Aktiivi ilmoittautuu…
Kun uusi henkilö on saatu mukaan toimintaan, ohjaa hänet ilmoittautumaan aktiiviksi. MiBin aktiiviksi ilmoittaudutaan käyttämällä ilmoittautumislomaketta, josta tiedot tallentuvat aktiivirekisteriin eli aktiivien henkilötietorekisteriin. Rekisteriä hallinnoi työntekijöiden lisäksi HR-vastaavat, paikallisvastaavilla on rekisteriin katsomisoikeus. Uusien aktiivien tiedot voidaan kirjata aktiivirekisteriin myös käsin tarpeen mukaan.
Aktiivirekisteri mahdollistaa aktiivien tietojen hallinnoinnin ja määrien tilastoinnin, postilistan ylläpitämisen sekä dokumentinhallinnan ja tietojärjestelmien käyttöoikeuksien hallinnoinnin.
Ilmoittautumislomakkeella ilmoittautuessaan uusi aktiivi voi itse liittyä MiB Aktiivit -ryhmään Google Groupsissa, jolloin hän saa oikeudet MiBin Drivelle dokumentinhallintaan. MiBin työntekijä varmistaa aktiivien tiedot, jos uusi aktiivi tarvitsee erikoisoikeuksia, kuten paikallis-, talous- tai HR-vastaavan oikeudet tai MiBin sometilien ylläpito-oikeudet.
Lue lisää yhdistyksen henkilötietojen käsittelystä ja aktiivirekisterin rekisteriselosteesta.
…ja aloitetaan toimintaan kiinnittäminen perehdyttämisellä
HR-vastaava perehdyttää paikallisjaostonsa uusia aktiiveja paikallisiin toimintatapoihin ja aktiivin tehtäviin. MiBin työntekijät järjestävät kaikille aktiiveille yleisen virtuaalisen perehdytyksen yhdistyksen toiminnasta joka kuukausi.
Perehdytyksessä keskeistä on saada uuden aktiivin olo tervetulleeksi ja tutustuttaa hänet muihin aktiiveihin. Hyvä käytäntö on hyödyntää alkuinnostus ja saada uusi aktiivi heti mukaan esimerkiksi tapahtumaa järjestämään tai muuhun sopivaan työtehtävään.
Perehdytyksessä voidaan hyödyntää mentorointia osaamisen kehittämisen muotona. Uudelle aktiiville voidaan nimetä mentoriksi kokeneempi aktiivi, jolta voi aina kysellä neuvoa. Myös ensimmäistä tapahtumaa järjestettäessä uudella aktiivilla on hyvä olla kokeneempi aktiivi mukana.
Hyvä käytäntö on myös olla uusiin aktiiveihin yhteydessä esimerkiksi muutaman viikon päästä siitä, kun hän on aloittanut ja kysellä, miten menee, onko joku jäänyt epäselväksi sekä voidaanko hänelle olla jollain tapaa avuksi.
Toimintaan kiinnittäminen on paitsi perehdyttämistä, myös yhteisöllistämistä. MiBin vapaaehtoistoiminta perustuu yhteistyöhön ja vahvaan me-henkeen. Yhteisöllisyyden tuntu onkin tärkeämpi tyytyväisyydelle ja sitoutumiselle kuin itse tehtävät.
Säännöllisten tsekkausten ja keskustelujen lisäksi ohjaa uusi aktiivi hetimiten osallistumaan paikallisiin aktiivien tapaamisiin ja palavereihin. Yhteisön rakentaminen ja ylläpitäminen ovat jatkuvaa työtä.
Sparraaminen ja tukeminen
Paikallisten aktiivien tukeminen ja heidän omien tavoitteidensa ja päämäärän selkeyttäminen sekä yhteisön luominen ovat vapaaehtoisjohtamista, jossa HR-vastaavilla on suuri rooli.
Aktiivien kanssa voidaan esimerkiksi käydä säännöllisiä “kehityskeskusteluja”, joissa kysellään heidän kuulumisiaan ja tiedustellaan, millaiset tehtävät tällä hetkellä kiinnostavat.
Vapaaehtoisjohtamiseen annetaan koulutusta ja tukea MiBin työntekijöiden toimesta.
Kehityspolun luominen ja osaamisen kasvu
Yhteisölliseen aktiivitoimintaan kuuluu myös osaamisen kehittyminen ja uudet mahdollisuudet. Aktiivien kanssa kannattaa mahdollisuuksien mukaan keskustella: kysyä ja kuunnella miten he haluaisivat kehittyä. Tarjotaan mahdollisuuksia mennä uusia polkuja ja oppia uusia asioita, joista hän saa tunteen aikaansaamisesta ja oppimisesta.
MiBin työntekijät tarjoavat aktiiveille valtakunnallisia perehdytyksiä ja koulutuksia, mutta kaikkein parhaiten uusia asioita oppii niitä tekemällä kokeneemman aktiivikaverin kanssa. Mikäli aktiivi haluaa esimerkiksi paremmaksi viestijäksi, ehkäpä hänelle sopisi viestintävastaavan tehtävät sisällöntuotannossa, tai tiiminvetäjäksi, jolloin jokin vapaaehtoisjohtajan tehtävä olisi hyvä paikka hänelle oppia johtamista.
MiBissä saa kokeilla uusia asioita, kehittyä ja oppia. Oppimisen aikana saa myös mokailla, kunhan mokistaan oppii!
Aktiiviuran päättäminen
Kun aktiivi päättää aktiiviuransa, saattaa hän ilmoittaa siitä tai jättäytyä unholaan. Mikäli ilmoitus saadaan, työntekijä poistaa aktiivin rekisteristä ja Slackistä.
HR-vastaavana voit vinkata poistuvalle aktiiville osaamismerkeistä sekä kirjoittaa hänelle todistuksen aktiivina toimimisesta. Muistathan kiittää sekä kertoa, että hän on aina tervetullut takaisin toimintaan.
Voit myös kiittää poistuvaa aktiivia antamalla kudoksen LinkedInissä tai kehumalla julkisesti Facebookissa ja LinkedInissä. Kiitoksen saamisella on suuri merkitys!
Lisätietoja
Aktiivirekisterin hallinnointi
Ohjeita HR:lle, jotka huolehtivat itse aktiivirekisterin hallinnoinnista:
Tämä taulukko näkyy HR:lle, katsomisoikeus paikallisvastaavilla
Tarkemmat ohjeet aktiivihallintoon
Linkkivinkkejä
Kukka-Maaria Vuorikoski 17.12.2020: Vapaaehtoistoiminnan kehittäminen. Kansalaisyhteiskunnan tietopankki.
Vapaaehtoisten rekrytointi ja sitouttaminen (Kansalaisareena 5.5.2022)
