Mibimäisen tapahtuman järjestäminen
Kuka tahansa voi järjestää tapahtuman MiBissä
Jokainen paikallisjaosto päättää itse minkälaisia tapahtumia järjestää ja kuinka usein niitä on. Jaostot voivat asettaa itselleen tavoitteet kuukausittaiselle tapahtumamäärälle, mutta muistetaan pitää ilo työssä mukana. :)
Tapahtumajärjestämisen ABC
- opas mibimäisten tapahtumien järjestämiseen
Tapahtumajärjestämisen ABC sisältää ohjeet askel askeleelta tapahtuman järjestämiseen. Opasta kannattaa lukea usemmin kuin kerran ja se toimiikin hyvänä apuna niin uusille kuin kokeneemmille aktiiveille!
Apua ideointiin ja tapahtumatiimin kokoamiseen
Tapahtumatiimin kokoamiseen apua Slackissa #tapahtumatoiminta
Liity Slackissa kanavalle #tapahtumatoiminta. Kirjoita Slackin hakukenttään ja liity. Tapahtumatoiminta-kanavalla voit keskustella mistä tahansa tapahtuman järjestämiseen liittyvästä.
Suunnittelun tueksi
Tapahtuman tarkoitus ja hyödyt osallistujalle mietitty
Tapahtuman toteutustapa: live, hybridi vai online
Puhujan kontaktointi
Päivämäärä, kellonaika ja tapahtuman nimi
Sisältö suunniteltu ja kutsu kirjoitettu, mahdollinen presentaatio on tehty
Voisiko tapahtumasi olla (osittain) kaksikielinen? MiBissä toimii yhä enemmän ihmisiä eri kulttuuri- ja kielitaustalla, joten olisi varmasti mukava huomioida heidät ja avata osallistumisen mahdollisuuksia kaikille kiinnostuneille äideille. Kielitietoisuus voi olla yllättävän helppoa, tsekkaa vinkit!
Luodaanko tapahtumallesi Facebook-tapahtuma mainostamista varten? Olemme luoneet valmiita Canvan suunnittelumallleja kansikuville Facebook-tapahtumiin. Kansikuvat ovat hyvin simppeleitä.
Tiloja ja välineitä tapahtuman toteuttamiseksi
Livetapahtuman paikka
Hyväksi todettuja, vuokrattavia tai ilmaisia livetiloja löydät tapahtumataulokon Livetilat-välilehdeltä. Voit myös etsiä itse muun sopivan tilan tarpeen mukaan tai kysyä aktiivikollegoilta vinkkejä. Tiloissa kannattaa huomioida saavutettavuus esim. lastenrattaiden kanssa saapuville.
Taulukkoon saa ja kannattaa lisätä myös uusia tiloja!
Onlinetapahtumien etävälineet
Onlinetapahtumia varten MiBissä on käytössä Zoom ja Google Meet. Puhuja/järjestäjä voi myös käyttää jotain omaa sovellustaan, esim. Teams. Mikäli tapahtuma tallennetaan, kannattaa käyttää Zoomia.
Huom. Jotta näet tunnukset, on sinun oltava kirjautuneena Googleen ja olet liittynyt MiBin Aktiivit -ryhmään Groupsissa.
Etävälineiden käyttö
Mikäli online etävälineiden käyttö jännittää, tsekkaa näitä käyttöoppaita:
Etäkokoukset haltuun -sarja, 22.9.2021, Osana Oy, sis. mm. Zoomin ja Google Meetin
Tapahtuman striimaaminen
Livetapahtuman voi myös striimata, eli lähettää verkossa livelähetystä.
Tapahtumataulukko ja kutsuteksti
Kaikki tapahtumat kirjataan tapahtumataulukkoon. Taulukkoon kuuluu merkitä
tulevan tapahtuman tiedot mahdollisimman aikaisessa vaiheessa ja päivittää tietoja tapahtumajärjestelyiden edetessä.
Tapahtuman kutsuteksti lisätään omalle dokumentille. Kutsua tehdessä lue ohjeet kutsuteksti dokumentin alusta sekä katso malliteksti kutsun kirjoittamiseen.
Täytä kaikki kohdat taulukosta huolellisesti, sillä Lyytivastaava ja työntekijä saavat kaiken tiedon ilmoittautumista ja tapahtumakutsuja varten tapahtumataulukosta ja kutsutekstidokkarista.
Tapahtumasi ilmoittautuminen alkaa ja kutsut lähetetään
Onhan tapahtumasi merkitty taulukkoon ja kutsuteksti kirjoitettu?
Olethan merkinnyt tapahtumataulukkoon Odottaa Lyytiä tapahtuman tilaksi?
Lyytivastaava huolehtii tapahtuman luomisesta Lyytiin ja ilmoittautumisen avaamisesta. Lisäksi hän muodostaa kutsuviestin Lyytiin kirjoittamasi kutsutekstin perusteella sekä vastaa tapahtumaan ilmoittautuneiden muistutusviestien ja osallistuneiden palaute/kiitosviestin lähettämisestä.
Työntekijä lähettää tapahtumasi kutsun niille jäsenille, jotka ovat tilanneet paikkakunnan kutsut.
Yksittäiset livetapahtumien ja yritysvierailujen kutsut lähetetään viikottain maanantaisin ja torstaisin Lyytin kautta. Kutsut mingleistä* lähetetään vain tarvittaessa.
Onlinetapahtumien ja hybriditapahtumien striimausten kutsut lähetetään tiistaisin koontikutsussa eMailerin kautta noin joka toinen viikko.
*Jos haluat, että live-minglestäsi lähtee sähköpostikutsu, merkitse Kyllä tapahtumataulukkoon kohtaan Minglet: Kutsu minglestä? (sarake Y).
Markkinointia!
Omaa tapahtumaa kannattaa ja saa markkinoida erityisesti paikallisjaoston omissa somekanavissa sekä omissa kanavissasi omien aikataulujesi mukaisesti. Tapahtuman julkisen ilmoittautumislinkin saa myös jakaa, sillä jäsentapahtumiin tarvitaan jäsennumero ilmoittautuessa.
Työntekijä tekee somenostoja valtakunnallisista tapahtumista MiBin valtakunnallisiin somekanaviin. Kannattaa jakaa myös näitä postauksia paikallisissa kanavissa!
Maksettu markkinointi sosiaalisessa mediassa
Pyydettäessä toimistolta saa apua tapahtumamarkkinointiin maksetun mainonnan muodossa. Maksettu mainonta tarkoittaa sitä, että tapahtumasta julkaistaan kuvallinen mainos, joka pyörii valitun ajanjakson Facebookissa sekä Instagramissa. Maksettujen mainosten kulut ovat pieniä ja menevät paikallisjaostojen omista budjeteista. Useimmiten mainos tehdään 1€ per päivä -budjetilla. Mainosta varten tarvitaan kuva, teksti sekä linkki tapahtuman ilmoittautumiseen. Voimme hyödyntää teksteissä jo olemassaolevia Lyyti-kutsun tekstejä.
Lisätietoja maksetusta mainonnasta: helena.kyttala@mib.fi
Kenraaliharjoitukset ja itse tapahtuma!
Livetapahtumien osallistujat on merkittävä LyytiAppilla paikalle saapuneiksi!
Tämä vaikuttaa tapahtumien tilastointiin sekä kululaskujen tekemiseen.
Jos tapahtumasi on avoin kaikille, kerro mikä MiB on ja miksi sekä miten MiBiin kannattaa liittyä. Ohessa avuksesi esitysmateriaalia!
Kannusta osallistujia verkostoitumaan ja kohtauta heitä, osallista toimintaan!
Tapahtumassa voi kuvata ja tapahtuman aikanakin saa somettaa, mutta muistathan kertoa tapahtuman alussa kuvaamisesta ja mahdollistaa siitä kieltäytymisen.
Antaa hyvän fiiliksen näkyä ja kuulua!! Tallenna kuvat MiBin Drivelle ja käytä MiBin somessa sekä paikkakuntien omissa somekanavissa. <3
Lisäämällä kuvan kansioon, annat luvan käyttää näitä kuvia esim. mainostaessamme toimintaamme.
Someta ja kannusta osallistujia somettamaan tapahtumasta! Hashtagina voi käyttää #mibtapahtumat ja pyytäkää merkitsemään mukaan MiBin valtakunnalliset sometilit.
Tapahtuman jälkeen pöhisee vielä
Tuliko sinulle tapahtumasta kuluja, esim. ostitko omalla rahallasi tarjoiluja? Voit hakea kulukorvauksia! Muistathan kuitenkin, että tapahtuman osallistujalistan on oltava ajantasalla.
Käykää Lyytin kautta saatu EVS-palaute läpi. Mikä meni hienosti? Mihin kiinnitämme jatkossa huomiota? Mitä opitte järjestäessänne tätä tapahtumaa? Oliko tapahtuma niin suosittu, että se kannattaa toistaa myöhemmin uudestaan? Kirjatkaa huomiot ylös!
Online tapahtumasta tehdyn tallenteen voi viedä joko MiBin Driveen tai Youtubeen. Tallenteen linkki julkaistaan MiB jäsenet valtakunnallinen Facebook-ryhmän tallenne-albumissa.
Huom. Jotta voit lisätä tallenteen Drivelle, on sinun oltava kirjautuneena Googleen ja olet liittynyt MiBin Aktiivit -ryhmään Groupsissa.
“Muista kiittää puhujia ja osallistujia, mutta myös itseäsi mahtavan tapahtuman järjestämisestä! ”
