Kirjoitustaito on työelämän valtti – 3 keinoa parempaan tekstiin

yöelämä tarvitsee hyviä kirjoittajia. Tekstin takomisen taito on oleellinen, kun työssä pitää tuottaa blogitekstejä, raportteja, sähköposteja, powerpointteja ja sosiaalisen median päivityksiä. Niin työntekijät kuin -hakijatkin hyötyvät siitä, että kirjoittavat osaamisestaan verkkoon. Ilman sujuvaa kielenkäyttöä se on hankalaa, ja persoonalliseksi hiottu tyyli jopa koukuttaa lukijoita. Yritykset luovat blogitekstien ja verkkosivujen avulla mielikuvia ja auttavat asiakkaita ratkaisemaan ongelmia. Silloin kirjoittajan pitää olla selkeä ja ytimekäs, eikä ammattisanaston tai monimutkaisten lauserakenteiden taakse voi piiloutua.

Kirjoitustaidon merkitystä ei työelämässä välttämättä tunnisteta. Höttötekstien joukossa taitavan sananikkarin on helppo erottua.

Vaikka hyvää tekstiä tarvitaan töissä jatkuvasti, kirjoitustaidon merkitystä ei työelämässä tunnisteta. Suomessa jokainen oppii kirjoittamaan, mutta perusopintojen jälkeen kartutetaan muita avuja. Moni tuskailee tekstien kanssa, välttelee hankalia tehtäviä viimeiseen asti tai kirjoittaa kiireessä raskaita ja koukeroisia lauseita. Tekstien laadusta ei puhuta, vaikka se olisi kaikkien etu. Selväsanaisella ilmaisulla asioita olisi helpompi omaksua ja väärinkäsitykset vähenisivät. Aikaakin säästyisi. Höttötekstien joukossa taitavan sananikkarin on helppo erottua.

 

Opi ainakin nämä

Kirjoitustaidosta puhutaan usein mystisenä lahjana, joka toisilla on ja toisilla ei. Todellisuudessa hyvät kirjoittajat ovat niitä, jotka lukevat ja kirjoittavat paljon. Taitavaksi kynäilijäksi ei synnytä vaan opitaan. Siksi työelämän kirjoitustaitoon pitäisi kiinnittää paljon nykyistä enemmän huomiota. Kuka tahansa oppii paremmaksi kirjoittajaksi, jos vain opiskelee ja opetetaan. Kokeile vaikka!

 

1. Tärkein ensin

Mieti, mikä on kaikkein tärkeintä, mitä haluat aiheestasi sanoa ja sijoita se tekstin alkuun. Jokainen meistä saa eteensä kymmeniä tai satoja tekstejä päivässä, ja siksi päätämme nopeasti, onko teksti lukemisen arvoinen. Autat lukijaa ja saat viestisi paremmin perille, kun aloitat oleellisimmasta. Sähköposti on hyvä harjoitusalusta. Opettele kirjoittamaan jo otsikkokenttään viesti, jonka haluat saada perille. Jos haluat sopia tapaamisen työkaverin kanssa, äläaloita näin:

Aihe: Organisaatiorakenne
”Juteltiin viime viikolla organisaatiorakenteesta ja minulla on herännyt paljon uusia ajatuksia aiheesta. Ehdittäisiinkö tavata…”

Kirjoita sen sijaan jo otsikkokenttään:
”Sopiiko palaveri ke klo 13?”

 

2. Kirjoita vain yhdestä aiheesta

Yhteen tekstiin ei kannata pakata kaikkea tietämystään ja asiantuntemustaan. Jos käsiteltäviä asioita on monta, tekstistä uhkaa tulla pitkä, raskas ja vaikeaselkoinen. Rajaamisen apuvälineeksi voi keksiä kysymyksen, johon teksti vastaa. Kysymyksen ei tarvitse näkyä lukijalle, mutta sen avulla oppii huomaamaan, jos eksyy sivupoluille. Kysymys voi olla vaikka se, miten yritysten kannattaisi hyödyntää tekoälyä. Silloin tekstissä ei pidä kertoa siitä, millaista huolta Stephen Hawking kantaa tekoälyn ja ihmiskunnan tulevaisuudesta.

 

3. Ajattele lukijaa

Kun suuntaat tekstisi jollekulle, sinun on helpompi hahmottaa, mikä on oleellista ja miten asioista kannattaa kertoa. Voit miettiä, millaisiin ongelmiin hän kaipaa ratkaisua. Mitä hän tietää aiheesta valmiiksi? Mikä on tärkein tieto, joka hänen pitää saada tekstistä? Usein puhutaan kohderyhmästä, mutta ihmisjoukon sijasta voi olla helpompi ajatella yksilöä. Jos kirjoitat kollegoille, valitse heistä yksi ja suuntaa tekstisi hänelle. Tai kirjoita asiakkaista juuri sille, jonka kanssa tulet hyvin juttuun. Silloin sinun ei tee mieli piiloutua ammattisanaston taakse, vaan uskallat puhua suoraan.

Sanna Sevänen, Kide – digiajan kirjoituskoulu (www.kidekoulu.fi)

Sanna on YTM, kouluttaja ja toimittaja. Hän piti toukokuussa yhdessä Kiteen toisen perustajan Mari Valkosen kanssa MiB Tampereella Asiantuntijan kirjoituskoulun, jossa keskityttiin verkkokirjoittamiseen. Koulutus uusitaan syksyllä, jotta jonoon jääneetkin pääsisivät mukaan.

Kuva: Marjaana Malkamäki