“Voitaisiinko pitää tiimipalaveri?”
“Katsotaan… ehkä kuunvaihteessa? Tai kesäloman jälkeen?”
Kiireisessä organisaatiossa tämä ei ole poikkeus. Se on tavallista arkea. Ja kun paineet kasvavat, tiimityö on usein ensimmäinen asia, joka putoaa kalenterista pois. Mutta ilmiössä on paradoksi, sillä mitä vähemmän tiimityölle on aikaa, sitä enemmän organisaatio sitä tarvitsisi. Kun yhteistyö kutistuu minimiin, riski kitkan, virheiden ja näkymättömän kuorman kasvulle on suurimmillaan.
Miksi kiire syö tiimityön ja mitä se maksaa?
Kun yhteistyölle ei ole tilaa, arki alkaa täyttyä ilmiöistä, jotka heikentävät tuloksellisuutta. Kuin huomaamatta:
Oletukset ja tulkinnat korvaavat faktat
Työn päällekkäisyydet lisääntyvät
Vastuita siirtyy hiljaisesti vääriin paikkoihin
Kuorma kasvaa näkymättömästi
Luottamus rapistuu vähitellen
Ihmiset väsyvät ennen kuin kukaan huomaa
Näitä kaikkia organisaatiot kutsuvat usein pieniksi haasteiksi. Todellisuudessa juuri niistä koostuu merkittävä osa tuottavuuden menetyksistä. Tiimityön puute ei näy yhdessä isossa virheessä. Se näkyy sadoissa pienissä asioissa, jotka maksavat enemmän kuin osaamme arvioida.
Tiimityö ei ole kiva lisä vaan merkittävä tuottavuuden osatekijä
Yksi keskeinen havainto organisaatioiden kehittämisessä on tämä: tiimityö ei ole kalenterimerkintä, vaan systemaattista tekemistä, joka mahdollistaa sujuvan arjen. Jos pysähtymiselle ei ole aikaa, strateginen ketteryys heikkenee. Jos vastuut eivät ole jaettuina, operatiivinen tehokkuus laskee. Jos ihmiset eivät näe toistensa työtä, rooleihin syntyy epäselvyyttä ja kitkaa.
Hyvin toimiva tiimityö on riskienhallintaa, kustannusten pienentämistä, sujuvan yhteistyön varmistamista, nousevien ongelmien havaitsemista ennen eskaloitumista ja tuottavuuden perusedellytys.
Useat organisaatiot hyödyntävät työkaluja, jotka tekevät tiimin toiminnan näkyväksi nopeasti ja konkreettisesti. Yksi keino tähän ovat SmoothTeamin simulaatiot. Ne toimivat johtamisen näkökulmasta kahdella tavalla. Ensinnäkin ne paljastavat työn arjen mekanismeja, joita ei muuten nähdä: vastuita, oletuksia, kitkaa, rooliristiriitoja, hiljaista kuormaa ja käyttämättömiä vahvuuksia. Toiseksi ne tarjoavat johtajille reaaliaikaista tietoa siitä, mihin puuttua, mitä vahvistaa ja missä ovat suurimmat riskit tulevassa tekemisessä. Lyhyelläkin pysähdyksellä saadaan oivalluksia, joilla on suora yhteys tuottavuuteen ja tehokkuuteen.
Miksi pysähtyminen säästää enemmän kuin maksaa?
Organisaatiot, jotka varaavat aikaa yhteiselle ajattelulle, kertovat samoista hyödyistä.
Arjen yhteistyö sujuu paremmin.
Väärinymmärryksiä syntyy vähemmän.
Työnjako selkeytyy.
Luottamus kasvaa.
Turha säätö vähenee.
Resursseihin ja kuormitukseen saadaan parempi näkyvyys.
Yhdessä ajattelemiselle syntyy tilaa.
Meille ruuhkavuosia eläville ja kaikille muillekin nämä ovat toimintakyvyn ja tuloksenteon perusedellytys.
Kun tiimityö ei mahdu kalenteriin, johtajan kannattaa pysähtyä
Usein se ei tarkoita, etteikö tiimi tarvitsisi yhteistyötä. Päinvastoin se kertoo, että juuri nyt sille olisi erityisen suuri tarve. Koska ne asiat, joille ei tunnu olevan aikaa, ovat usein juuri niitä, jotka kannattelevat sujuvaa ja tehokasta arkea. Yhteinen tunti tai kaksi voi tuntua vaikealta sovittaa kalenteriin. Mutta johtajat tietävät, että aika ei ole kustannus vaan investointi, jos se poistaa huomattavasti suurempia kustannuksia myöhemmin.
Tiimityö ei ole kalenterimerkintä. Sen avulla varmistetaan, että ihmiset, vastuut ja tekeminen kulkevat samaan suuntaan.
Moni SmoothTeamin simulaation osallistuja sanoo jälkeenpäin, ettei olisi uskonut, että näin lyhyessä ajassa päästään näin syvällisiin keskusteluihin. Juuri se hetki tekee näkyväksi asiat, jotka vaikuttavat joka päivä työn sujuvuuteen ja tuottavuuteen. Tämä on syy, miksi tiimityö ei ole aikaa vievä asia. Se on aikaa säästävä asia. Ja johtamisen näkökulmasta ratkaiseva ero on siinä kulkeeko organisaatio samaan suuntaan hitaasti vai vauhdilla.
Saila Järvinen-Junttila
Toimitusjohtaja
SmoothTeam Oy
Kirjoittaja: Saila Järvinen-Junttila
Saila on SmoothTeam Oy:n toimitusjohtaja ja osakas sekä perheyritys Meca-Trade Oy:n osakas ja hallituksen jäsen. Hänellä on vahva kokemus teknologiateollisuuden parista mm. Nokialta, Cimcorpilta ja Meca-Tradesta, joissa hän on vastannut myynnistä ja liiketoiminnan kehityksestä. Lisäksi hän on HHJ PJ -kurssin suorittanut hallitustekijä, kouluttaja ja fasilitaattori. Koulutukseltaan Saila on diplomi-insinööri (DI) ja ammatillinen opettaja (AmO). Kahden lapsen äitinä hän tuo myös näkemystä ja kokemusta siitä, miten ura ja perhe voidaan yhdistää kestävästi ja inhimillisesti.
SmoothTeam Oy
SmoothTeam on suomalainen kasvuyritys, joka tarjoaa pelillisiä simulaatioita tiimien kehittämiseen ja yhteistyön vahvistamiseen organisaatioiden muutostilanteissa. Simulaatiot johdattavat tiimit merkityksellisiin keskusteluihin, joissa syntyy oivalluksia, yhteisiä toimintatapoja ja luottamusta eli juuri niitä elementtejä, joista tuottava yhteistyö ja hyvinvoiva työyhteisö rakentuvat.
Yrityksen ratkaisut perustuvat tutkittuun tietoon, ja niitä on hyödynnetty niin johtoryhmissä, asiantuntijatiimeissä kuin koko organisaatioiden muutosprosesseissa. SmoothTeam tunnetaan siitä, että jo kahden tunnin simulaatio tuottaa tuloksia.
Kumppanina MiB Gaalassa SmoothTeam haluaa olla mukana tukemassa vanhempia, jotka rakentavat sekä uraansa että perhe-elämäänsä ja jotka näyttävät esimerkkiä siitä, että yhdessä onnistuminen on mahdollista niin työssä kuin kotona.
Mothers in Business on järjestö äideille, jotka ovat kiinnostuneita urastaan. MiBin tavoitteena on tasa-arvoinen ja perheystävällinen työelämä. Järjestämme vuosittain satoja tapahtumia, jotka kehittävät ammatillista osaamista ja lisäävät hyvinvointia. Yli neljän tuhannen MiB-äidin joukko takaa vertaistuen ja arvokkaiden verkostojen kasvamisen. Liity jo tänään - rakkaudesta uraan ja perheeseen.
